【メール例付き】フリーランスとして継続案件を獲得するためのメール対応術とは？

Web制作を行っている上でクライアントワークの多くを占めるメールやチャットなどの対応。普段何気に行っているメールやチャットをみなさんは意識的に行っているでしょうか？

在宅で仕事をしている人も増えている中でメール対応をする場面はさらに増えてきています。

もしかするとメール対応一つで、フリーランスとしての評価が上がったり、逆に信頼を失ってしまう場合もあるかもしれません。評価が上がれば、その後の継続受注にも大きくつながってきます。

今回はそんなメール対応について実際のメール例付きで詳しく解説してきたいと思います。

メール対応術を意識した結果

これからご紹介するメール対応を意識した結果、いままで繋がった制作会社さんとは100％継続受注になり、現在は制作会社6社と業務提携を結ぶことができました。

また、実際に以下のような評価もいただき、良好な関係を築くことができ、適正単価での受注ができています。

また、メール対応術をココナラでも応用したところ、コーディングジャンルでの検索では最高1位を獲得し、評価もすべて★5をいただいています。

メール対応は意識したその日から改善できる

コーディングなどスキルは学習中から実務に至るまで、一つひとつ経験を積んでいかなければなかなｋ身につきません。

一方、メール対応などのクライアントワークの対応スキルは意識したその日から改善することができ、うまく改善できれば、クライアントと良好な関係が築くことができ、そのまま継続受注になる可能性もあります。

クライアントも人を選ぶ際に、コーディングスキルだけではなく、メール対応などのクライアントワークや人柄など人間的な部分も多く見ています。

実際、私も駆け出しのころはスキル不足があったものの、細かな報告や提案の姿勢など、案件へのアプローチが評価され、継続受注につなげることができました。

メール対応テンプレート化しよう！

よく使うメールやチャットの文章はメモアプリや文章管理のツールなどでテンプレート化してまとめておいて、いつでも呼び出せるようにしておくと便利です。

私の場合はNotionのデータベースを使ってメール定型文を管理しています！

メール対応をテンプレート化しておくことで、クライアントへの返信時間の短縮など効率化にもつながります。（テンプレート化していないときは気づいたら午前中すべてメール返信で終わっていたなんてときもありました…💦）

ワンクリックで呼び出せるようにするのもオススメ

私はデスクトップ(windows)、ノートパソコン(mac book)を常に行き来して作業しているのでどちらの環境からでもアクセスできるNotionを使っていますが、普段使っているPCが固定であれば、下記のアプリを入れると右クリックなどですぐに定型文にアクセスできるので、オススメです。

• clipy（mac）
• clibor（windows・mac）

短い定型文は辞書登録しておく

一行で終わるような定型文はPCやスマホの辞書登録機能に登録しておくと便利なのでオススメです！

• 自分の名前
• 署名
• よろしくお願いいたします。
• ご確認よろしくお願いいたします。
• お世話になっております。

メール対応を意識すべき9つのシーン

Web制作において、メールやチャット対応する場面は様々ありますと思いますが、今回はその中でも意識して欲しい9つのシーンに分けて解説したいと思います。

いつもなんとなく報告や連絡、相談などメールのやり取りをしているだけという人は、もしかすると気づかないうちにもったいない対応をしているかもしれません。継続案件を獲得するためには、良好な関係を築くための意識的なメール対応が必要です。

それぞれメールの実例付きで解説していますので、実際のクライアントワークで使ってみてください！

• 報告・連絡・相談するとき
• 質問・提案するとき
• 納期を決めるとき
• できないことを断るとき
• 見積もりを提出するとき
• 打ち合わせがあるとき
• 修正対応をするとき
• 請求書を送るとき
• 納品後に連絡するとき

報連相するとき

Web制作におけるメール（チャット）対応で最も意識して改善して欲しいのは「報告・連絡・相談」、いわゆるホウレンソウです。

このホウレンソウはWeb制作にかかわらず、社会人としてマストのスキルだと思いますが、このホウレンソウができていないフリーランスが意外と多いです。

Web制作におけるホウレンソウは情報共有＋認識のすり合わせ

そもそもWeb制作におけるホウレンソウはなにか？それは、報連相は相手との共通認識（共通理解）を作っていく作業だと考えています。

お互いの情報の認識に誤りがないのか、認識のすり合わせを丁寧にやっていくことで共通認識を作ることができれば、間違った方向に行くことも防ぐことができて出戻りも減ります。

このホウレンソウがきちんとできること＝信用できるフリーランスになると個人的には思っているので、もう一度自分が行っているホウレンソウについて、細やかな対応が自分ができているのか？雑な対応になっていないか？を改めて点検して、改善していきましょう！

①報告

依頼しているディレクターなどのクライアントはとにかく制作やプロジェクトがきちんと進んでいるかが不安だと思う（特にフリーランスに頼む場合は）ので、常に自分は今、どんな状況なのかをクライアントへ共有しておくことが重要です。

具体的には下記の場合は必ず報告するようにします。

• 着手報告
• 進捗報告（最低1週間に一回）
• 完了報告
• 初稿完成時
• 修正対応完了時
• ミスが発生した場合
• スケジュールにずれが発生した場合

なかでも、ミスが発生してしまった場合やスケジュールを見誤って納期が怪しくなった場合は変に取り繕わずにすぐに報告したほうが吉です。 経験上、後回しにしてもいいことはないですし、それだけリカバリー対応する時間がなくなっていくのでとにかく早く報告することを心がけましょう！

いくつかメールの例文も紹介しますので参考にしていただければと思います！

②連絡

着手前や作業中の案件に対しての情報共有するための連絡も欠かさず、行いましょう！

• 即レス（5分以内）
• 土日祝日も対応

フリーランスの場合は即レスができるとそれが一つの武器になります。連絡しても2，3日後に返事が返ってくるフリーランスと5分以内に返事が返ってくるフリーランスでは絶対に後者の方が継続でのお付き合いしたいとなりますよね？

また、土日祝日や夜間など普通の制作会社であれば対応できない時間帯にも対応できればこれも強みになります。

また、連絡を行うのは主に以下の場合です。

• 打ち合わせの際のリマインド
• 変更点や修正点があったとき
• リソースに空きがあるとき
• 対応が難しい期間があるとき
• 相手から返信がないとき

③相談するとき

スケジュールに関する相談や実装に関する不明点や疑問点に対しての相談になります。

①②の報告や連絡まではできているフリーランスはいますが、この相談についてはしっかりとできている方は少ない印象です。

とにかく分からない点などがあった際に勝手に判断してしまうことが最悪なので、「不明点があればすべて聞く」という意識をもって、さらに後述の質問や提案も適切に行いましょう。

質問・提案するとき

着手前や着手してからも不明点や疑問点などは少なからず発生します。そういった気になる点があった場合は必ず質問をするようにしましょう。

• 納期っていつまで？
• ヘッダーは固定？追従？
• SPデザインはあるの？

ついついやってしまいがちなのが、不明点・疑問点があった場合に勝手に判断して、作業を進めてしまうことです。

「ここはたぶんこういうことだろう」

勝手に自己判断せず、きちんと確認することが大切で、相手に余計な修正の手間やコストをかけさせないように意識しておく必要があります。

逆に、不明点や疑問点を見つけたときに、きちんと確認することで、「聞いてくれてありがとう！」と信頼を獲得することにもつながります。

また、クライアントからすると自分（コーダー）がどこが分からないかが分からないので、とにかく分からない点があればすべて聞くということを意識して欲しいです。

また、質問をする際の注意点として、質問内容がばーっとテキストの羅列で、内容もまとめられていないような文章を送る人がいますが、これは絶対にNGです。

そういったメッセージは非常に読みづらいですし、どこが確認すべきポイントなのか分からないので、要点が伝わりません。（人によっては読んですらくれないかも）

また、どこに対しての質問なのかが明確に伝わるように画像や動画などで分かりやすいように説明できると尚よいです！

質問と提案はセットで！

次に、お伝えしたいのは、クライアントワークでは常に「提案する姿勢」というのを持ってほしいということです。これは、自分自身も忘れないように常に意識している点でもあります。

・案件に追われているとき
・納期が短いとき
・単価が安いとき
・修正依頼が多いとき

こんな時はついつい提案を避けがちになってしまうのですが、提案を積極的に行うことは継続的な案件獲得につながりますし、提案力を持つフリーランスは必ず重宝されます。

この記事を読んでいる皆さんにはぜひ、「ただの言われたことをやるだけのロボット」のようなフリーランスではなく、提案しながら一緒により良いものを作っていけるフリーランスになってほしいです。

もし、提案した内容が間違いだったり、見当違いだったらどうしようという不安もあると思いますが、そこは気にせず提案してしまっていいいと思います！

もし間違った方向の提案であれば、ディレクターが適切に判断してくれると思いますし、何より「提案する姿勢」をクライアントは評価してくれるので、間違いかどうかを恐れる必要はないです。

そして何より、提案をすることでより良いWebサイトをつくることにつながり、クライアントやその先のエンドクライアントの満足度にもつながってくるので、積極的に提案は行っていきましょう！

上記のメールのポイントはまず、質問がいくつあるのかを明確にしつつ、各質問にも①～④というように番号を振っています。

また、質問事項を聞く際は3段階＋提案する形で質問をしています。

特に大事なのが、「自分の認識を共有する」ことです。

相手の意図しない形で自分が解釈している場合もあるので、①と③だけでなく自分がどう受け取っているのかも伝えると、間違っていた場合、相手も訂正がしやすいです。

また、提案に関しても、不明点や疑問点に対してただどうすればいいか投げるだけでなく、解決策の提案があればクライアントはYesかNoで答えることができるので、相手の考える手間がなくなります。

納期を決めるとき

どんなに高いコーディングスキルを持っていても、納期を守れなければフリーランスとしての信頼はゼロです。継続受注をもらいたいのであれば、絶対に納期は守りましょう！

そうならないためにも、着手前に正確な納期を設定しておくことが大切です。

次のメールは制作中のデザインカンプを共有してもらい、それに対する納期を教えてほしいと要望があった場合のメール例です。

納期を提示する際のポイントは6つです。

• 最大工数で納期を見積もる
• デザインはいつ受け取れるのか？
• 校了済みデザインであること
• 特急料金も用意しておく
• 納品形式も決めておく

最大工数で納期を見積もる

納期を提示する際は最大工数を見積もった納期を設定しておきましょう。

デザインが確定していない場合や細かい仕様などが曖昧な状態で相談が来た場合は、想定される最大工数を算出して、納期にも反映しておきましょう。

例えば、クライアントがサイトに検索機能をつける検討をしているという状態であれば、検索機能を実装した場合の工数で納期を見積もるべきです。

検討段階だからといって工数に入れておかないと、機能実装することになった場合に、当然納期が後ろにずれることになりますが、クライアントからは納期を後ろにはずらせないと言われてトラブルになる可能性も考えれらます。

①デザインはいつ受け取れるのか？

着手前にデザインカンプはいつ受け取れるのかはしっかりと確認しておきましょう！

例えば、LPのコーディングを依頼されて「〇日までに納品可能でしょうか？」と聞かれ、10日間くらいあるから大丈夫！と受注したら、デザインを渡されたのは納期の4日前だったという可能性があるからです。（実際の経験談です…💦）

②校了済みデザインであること

デザインを受けとる際にデザインは校了済みでこれ以降デザイン変更がないかどうかも確認しておきましょう。

コーディング中にデザインの変更やテキストや画像の差し替えの可能性があると、その分の変更作業分も考慮した納期設定が必要ですし、そのボリュームによっては工数分を追加料金として請求する必要があります。

③初稿提出はいつなのか？

もし、納品日に何も修正なく、文句なし！の完璧な制作物を納品できるのであれば問題ないかもしれませんが、一発で納品完了ということは稀です。最終納品とは別に修正期間を考慮した初稿提出の日付も決めておくとお互いに安心です。

④特急料金も用意しておく

通常より短納期での対応が必要な場合などは特急料金を用意しておきましょう。

私は短納期の場合は合計金額の30％を特急料金としてもらうようにしています。（LPコーディングで4営業日以内に納品を求められた場合など）

また、もう一つの目的として特急料金があるということを事前に伝えておくことで、見積もり後に後出しで短納期での納品をお願いされたときにきちんと料金を請求できるので、自分を守ることにもつながります。

⑤納品形式を決めておく

納品形式を事前に明確に決めておくことは非常に重要です。納品形式を決定することで、自分の担当範囲も明確になり、案件自体の進行もスムーズに進むので、クライアントにしっかりと確認しておきましょう。

逆に納品形式を決めておかないと、自分はコーディング作業のみという認識だったが、クライアントはコーディング～公開作業までやってもらえると思っていた場合など認識のずれが生じて、トラブルになる可能性がありますし、その工数追加分は損してしまうかもしれません。

LPなどの静的サイトの場合はファイル一式を納品するか、指定されたサーバーへのアップロードが主な納品方法です。

ファイル納品の場合はメールやチャットツール（ChatworkやSlackなど）に添付またはオンラインのファイル転送サービス（ギガファイル便など）、オンラインストレージ（GoogleDrive、Dropbox、OneDriveなど）などで送付します。

サーバーへのアップロードの場合は、クライアントが指定したサーバーへFTPでファイルをアップロードします。この際、事前にFTPアップロードの手順を確認し、必要な設定や操作に慣れておくことが重要です。

https://web-que.site/wp/blog/roadmap/

WordPressの場合はテーマ作成の場合は制作したテーマファイルをまとめて納品します。

ただ、WordPressはデータベース、メディアにアップロードした画像、プラグインなどテーマファイルファイル以外にも必要なものがあるので、納品には何が必要なのかも事前に確認しておく必要があります。

サーバーへのアップロードの場合は上記の必要なファイルと本番サーバーなどの指定のサーバーへアップロードします。

テーマファイルやプラグインなどはFTPツールでアップロードすればいいですが、データベースを開発環境から本番環境などへの移行は難易度が高いので、プラグインを使ってのアップロードが便利です。

「All-in-One WP Migration」というWordPressのプラグインを使えばサイト丸ごとバックアップして他のサーバーへ移行ができるのでおすすめです。

できないことを断るとき

クライアントワーク中には、それは対応が難しいというようなケースがよく起こります。（時にはかなり理不尽な要求がある場合もあります💦）

• 金額的に難しい
• 納期的に難しい
• 自分のスキル不足のため難しい
• もともとの依頼内容と違うため難しい

フリーランスだとそのままつい受注してしまい、自分にとっては不利益な状態となってしまので、勇気をもって断るのも大切です。

そんな場合はできない理由をハッキリと伝えて自分を守ることもフリーランスにとっては大切です。

しかし、ただ「できません！お断りします！」と突っぱねるだけでは、折角の案件獲得のチャンスがもったいありません。

できない理由をハッキリと伝えた上で、さらにどうすれば対応できるのか代替案も併せて提案すれば、好条件や適正単価で受注できる可能性もあります。

ただ、下記のようなクライアントの場合はお付き合いすると疲弊するだけの可能性があるので、2つ以上当てはまる人はお断りしたほうがいいかもしれません。

• 上から目線
• 極端に返事が遅い
• 予算や納期の話を避ける
• 依頼内容が短納期や低予算
• 質問をしているのにスルー
• コーダーの仕事を理解していない

できないことを伝える際のテンプレート

できない場合の伝え方と代替案の提案方法をテンプレートにしてみたので、どうやって伝えようかな迷っている場合にはぜひ参考にしてみてください。

見積もりを提出するとき

見積もりを提出するときにも注意すべきポイントがたくさんあります。

最初から見積もりは詳しく

最初にお見積りを依頼されたときにどのような見積もりを提示するでしょうか？

案件概要がある程度分かればその時点で可能な限り、詳しい見積もりを行い提出します。もし、デザイン等を確認したときに、要件としては記載されてないが追加になりそうな項目やプラスアルファで提案できる内容があれば、そこも含めたお見積りを提示できるといいです。

最初から詳しく提示することで、クライアントも予算に対してどれくらいなのかの料金感を把握することができますし、極端に料金が高ければその時点でお断りになるケースが多いです。

もし、詳細なヒアリングを行って、メッセージを5回、10回とやり取りした後に見積もりを提出したら、金額感が合わずに失注になるとお互いに時間の無駄になります。

例えば以下のようなお見積りがきた場合相手はどう思うでしょうか？

見積もりは一番最初のプレゼンである

NGメール例を見ると、ただ見積金額のみが記載されています。

ココナラなどのクラウドソーシングの場合、クライアントによっては全く相場が分からない方も多く、上記のような、見積もり金額だけ提示されると、「えっ高くない！？ぼったくられてる？」と不安になると思います。

そうならないためにも、見積もりは一番最初のプレゼンだと思って、できるだけ詳細に「なぜ？この金額なのか？」が分かるように記載するようにしましょう。

以下のように詳しく見積もりを提示できれば、相手も金額に対して納得して依頼できますし、ここは必要、必要ないと項目ごとに相手も取捨選択ができ、金額調整も可能になります。

私も実際にココナラで10万円の予算できた相談も、詳しい見積もりを提示することで、最終的には18万円で受注できた経験もあります。

見積もりの形式もクライアントによって変える

前述のメール例にはメール内に直接、見積もりの詳細を記載していました。

ココナラなどクラウドソーシングの場合はお見積りをPDFなどで添付しても気づかなかったり、見てもらえないパターンが多いので、直接文面に記載するようにしています。

見積もりをGoogleスプレッドシートで作成してURLを共有することもできますが、ココナラなどの場合、規約違反になるので、避けるようにしています。

見積もりを制作会社に提出する場合は、会計ソフトで作成した見積書を発行するようにしています。

きちんとしたお見積りを発行することで、フリーランスとしての信頼感やプロ感などがありますし、事務処理や社内共有する都合上、その方が好まれると思います。

打ち合わせがあるときとき

打ち合わせがある際はどのような対応をしているでしょうか？

・相手に打ち合わせの日程を出してもらう
・ZOOMのURLを用意してもらう
・当日はただ打ち合わせに参加する

このような対応はすべてNGです。打ち合わせについても受け身にならず、こちらからアクションを取るように心がけましょう。

具体的には下記を意識しましょう。

• 日程調整は自分から日程候補を出す
• ZOOMのURLは自分から用意する
• 打ち合わせ前にリマインドをする
• 打ち合わせ後にお礼＋議事録送付する

修正対応するとき

Web制作をやっているうえで避けては通れないのが、修正作業です。

たとえ校了済みのデザインだったとしても、コーディング後にデザインの変更やテキスト変更はかならずあるよねくらいの気持ちで私の場合は作業していますし、それを考慮したスケジュールリングを普段からしておくべきです。

細かい修正なども気持ちよく受けよう！

細かい修正依頼って正直、大変ですし、面倒な部分が多くて手間がかかります。でも、ここでの対応次第で継続受注をもらえるチャンスとなるかもしれません。

まず、修正といってもその種類には様々あります。

• デザインの変更による修正
• 仕様追加による修正
• アップデートによる不具合修正
• コーディングミスによる修正
• 納品後の修正

■修正が内的要因の場合

もし、修正がコーディングミスによるものなど自分が原因の場合は、すぐに修正対応するべきです。

いままで外注した中には、コーディングの誤りを指摘しても修正対応に応じてもらえず、非常に困った経験があるので、上記のような修正はすぐに修正しましょう！（切実）

ただ、納品後にこういったミスがあった発覚した場合は、クライアントも検収済みのはずですので、責任はクライアントにあると考えていいでしょう。できるだけ無償での対応は検討しますが、報酬の減額など理不尽な要求された場合は断りましょう。こういったトラブルを避けるためにも事前に責任分界点はハッキリさせておくことが大事です。

■修正が外的要因の場合

コーディング着手後のデザインの変更やテキストや画像の差し替えなど、自分ではコントロールできない外的要因での修正が発生した場合、あなたはどのように対応しているでしょうか？

もちろんかかる工数分を追加費用として請求することは当然権利としてはあると思います。

しかし、ここは戦略的にあえて追加費用はもらわずに、気持ちよく修正を受けることで継続案件につなげましょう！

もし、クライアントが制作会社の場合は追加費用となると

• エンドクライアントへ追加分について説明・了承
• 自社内での追加分の料金について稟議
• 追加費用のすり合わせにかかるコミュニケーション

などなど、相手は追加費用のために、上記のような手間が発生することが容易に想像できます。

毎回修正の度に追加費用3,000円を請求して、単発で終わってしまうのと、多少の修正であれば、「修正させていただきます！」と答えて、迅速に修正をし、結果的に継続受注で15万円のコーディング案件をもらえるのではどちらが利益になるかは明白です。

目先の利益だけで判断するのではなく、その先の見込める利益とを天秤にかけて、どう行動をするのがベストなのかということを戦略的に考えるといいと思います。

修正の際の対応例

修正を依頼したときにこの人は嫌々修正しているなーというのは文面からでも伝わってきます。そういう人にはまた頼みたいと思いません。

逆に「修正ですね！全然大丈夫です！」とスタンスで来る人はその気持ちが文面にもでているので、気持ちよく取引できますし、なんとか修正費用だせないかな？次回以降もお願いたいなと思いますよね。

私もコーダーなので修正が大変な気持ちは、とても分かりますが、相手の立場にたって考えて自分の立ち振る舞いも考えていくと後の利益につながってきますよ！

修正の際には修正がいつ完了するのかというのはクライアントとしては把握しておきたいので、必ず記載するようにしましょう。

また、追加の修正なども対応できることをメールで示すことができると柔軟性があるフリーランスとしてアピールできます。

どこまで修正費をもらわずに対応するのか

気持ちよく修正を受けるといってもすべて無料で対応してしまうと疲弊してしまいます。先方理由での修正で修正ボリュームや修正回数が許容範囲を超えている場合は追加費用をお願いすることもあります。

それでは、どこまでは無償対応でどこからは有償なのかの線引きはどうすればいいのでしょうか？

フリーランスにとっては迷っている時間ももったいないので、基準値を設定しておき、これは修正費用とる！これはとらない！と即断できることで効率化にもつながります。

請求書を送るとき

請求書を送る際もテンプレートを作成しておきましょう。

請求書を送付する際は会計ソフトなどで作成した、必要事項がきちんと記載されたものをPDFにして送付しましょう。クライアントによって必要事項やフォーマットなどが異なる場合があるので、事前に請求書の形式などは確認しておきましょう。

また、請求書内には金額や振込期限などは必ず記載すると思いますが、メールの文面にも記載しておくと支払い漏れなどを少なくすることができます。（ファイルのみ添付だと中身を確認してもらえなかった場合に支払いタイミングの認識にずれが発生する場合があります。）

また、意外とありがちなのが、請求書を送った後に入金日までに入金されない場合です。私も実際に未入金のトラブルは何度か経験をしています💦

そういった場合は入金の催促が必要ですが、その前に請求書を送ったつもりで送れていない場合もあるので、送信済みかを確認した上でメールしましょう。

納品後に連絡するとき

納品後にも連絡するの？という人もいると思いますが、納品後も、クライアントに連絡をしてみましょう。ここに思わず継続受注につながるチャンスがある場合があります。

まず、納品後に連絡する一つの目的として、納品完了後に実際にシステムを運用して問題がないか確認することは重要です。

また、もう一つの目的として、納品後に新たなエンドクライアントからの仕様変更や機能追加などがサイトの利用していくなかで改修の要望があるかもしれません。さらに、クライアント自身で運用や保守管理が難しいと感じた場合、その後の運用保守について巻き取る形で継続受注になる可能性もあります。

案件はタイミング

意外と案件はタイミングが重要だったりします。

こういった納品後も連絡をとることで、「実は別の案件について相談があるんですが」というように、連絡したタイミングによっては新たな案件の話が持ち上がることもあります。

もし、そのタイミングで案件がなくても、メール内でスケジュールについて言及するだけでも、継続的な案件に繋がる可能性があるので、積極的に試してみてください。

まとめ

今回はフリーランスとしては欠かせないメール対応について解説してみました。

• 報告・連絡・相談するとき
• 質問・提案するとき
• 納期を決めるとき
• できないことを断るとき
• 見積もりを提出するとき
• 打ち合わせがあるとき
• 修正対応をするとき
• 請求書を送るとき
• 納品後に連絡するとき

メール対応一つでフリーランスとしての評価や信頼が全然変わってくるので、もし、ここは今まで気にしていなかったという点があれば、今すぐに実践してもらえると嬉しいです！

すべてのポイントを意識して実行できれば必ず継続受注につながるフリーランスになれるはずです！

皆さんが継続受注がもらえること祈っています！それではまた！